Ihr kleines Unternehmen ist möglicherweise gefährdet, es sei denn, Sie haben einen Sicherheits- und Wiederherstellungsplan

Glauben Sie nicht, dass Ihr kleines Unternehmen gefährdet ist? Denk nochmal. Ob Sie es wissen oder nicht, Ihr Unternehmen verfügt über wertvolle Informationen und Vermögenswerte, die derzeit wahrscheinlich nicht geschützt sind. Ihr Unternehmen verfügt wahrscheinlich über vertrauliche Kundeninformationen, firmeneigenes Geschäftswissen oder einfach nur internes Wissen, das Sie nicht Kriminellen oder Konkurrenten ausgesetzt sein möchten. Der Verlust dieser Informationen kann verheerende Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben. Obwohl die Unternehmensversicherung ein wichtiger Teil Ihres Schutzes ist, kann sie Ihre Kunden nicht vor Identitätsdiebstahl oder Ihr Unternehmen vor skrupellosen Mitarbeitern oder Konkurrenten schützen.

Egal wie groß oder klein, Ihr Unternehmen muss über einen Sicherheits- und Wiederherstellungsplan verfügen, der festlegt, welche Risiken Sie haben, der Sie vor diesen Risiken schützt und Pläne aufstellt, um die wahrscheinlichsten Arten von Verlusten zu bewältigen. Ihr Plan sollte auch die „physischen“ und die „virtuellen“ Aspekte Ihres Unternehmens berücksichtigen.

Berücksichtigen Sie zunächst die Arten von Risiken, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt sein könnte. Was ist, wenn Ihre Geschäftsinformationen verloren gehen oder gestohlen werden? Haben Sie Kundenakten oder -aufzeichnungen, Steuerquittungen, Kontoauszüge, Geschäftspläne, Arbeitsergebnisse von Kunden?

Betrachten Sie als Nächstes die physischen Aspekte Ihres Unternehmens, die anfällig sein könnten. Verfügen Sie über einzigartige Büroausstattung, Inventar, Computer oder handelsspezifische Werkzeuge?

Schauen Sie sich schließlich an, wie Sie Geschäfte machen. Setzen Sie auf Technologie, das Internet oder Mitarbeiter mit einzigartigen Fähigkeiten? Hängt Ihr Geschäftsmodell von wiederholbaren Prozessen ab, die für Ihr Unternehmen einzigartig sind?

Überlegen Sie nun, was mit Ihrem Unternehmen passieren würde, wenn diese Teile Ihres Unternehmens verloren gehen, zerstört oder gestohlen werden. Könnten Sie den Betrieb fortsetzen, wenn Sie Ihre Kundendateien verloren haben? Könnten Sie von Kunden verklagt werden, wenn ihre persönlichen Daten preisgegeben wurden? Könnten Sie das Ziel negativer Werbung sein? Könnten Ihre Wettbewerber davon profitieren, wenn sie Zugang zu den Informationen erhalten? Was ist, wenn Sie einen Tag lang den E-Mail-Zugang verloren haben? Was ist, wenn dieser Schlüsselmitarbeiter plötzlich für einen anderen Job weggeht? Was ist, wenn Ihre Büroräume in Brand geraten oder überflutet werden?

Ihr Sicherheits- und Wiederherstellungsplan sollte die Sicherheitsvorkehrungen, Richtlinien und Verfahren vorsehen, um einige dieser Risiken und potenzielle negative Auswirkungen auf Ihr Geschäft zu verhindern. Der physische Zugang zu Gebäuden ist relativ einfach zu kontrollieren, obwohl die meisten kleinen Unternehmen kaum mehr als ein Schloss an der Haustür haben. Sollten Sie erwägen, Aktenschubladen zu verriegeln? Wird der Bestand kontrolliert? Hat jeder Mitarbeiter Zugriff, auch auf Dinge, die nicht zu seinem Job gehören? Könnte ein verärgerter oder entlassener Mitarbeiter nach Feierabend mit einer zusätzlichen Schlüsselkopie an den Arbeitsplatz zurückkehren?

Ihr Plan sollte auch berücksichtigen, wie Sie die „virtuellen“ Teile Ihres Unternehmens schützen können. Haben Sie Backups von wichtigen Dateien? Haben Sie Passwörter, Kontonummern und andere „Schlüssel“ sicher geschützt? Verfügen Ihre Computer über einen Viren- und Firewall-Schutz und ist dieser auf dem neuesten Stand? Verfügen Sie über Richtlinien zur Internet- und E-Mail-Nutzung, um Ihre Mitarbeiter vor Belästigungsgebühren zu schützen?

Was ist mit Remote-Mitarbeitern oder Mitarbeitern, die „Arbeit mit nach Hause nehmen“? In der heutigen hochmobilen Umgebung können wichtige Geschäftsinformationen jetzt ohne Ihre physischen Kontrollen leicht abgerufen werden? Wissen Ihre Mitarbeiter, wie sie Laptops, Mobiltelefone, Flash-Laufwerke oder sogar Ausdrucke von Geschäftsinformationen schützen können, wenn sie Ihren Arbeitsplatz verlassen? Was passiert, wenn ein Laptop aus dem Auto, der Wohnung oder dem Hotelzimmer eines Mitarbeiters gestohlen wird? Hast du ein Backup der Daten, die sich auf dem Laptop befanden? Was ist, wenn Ihre Mitarbeiter über das WLAN eines Cafés auf Ihre Informationen zugreifen? Woher wissen Sie, ob Ihre Kunden und Ihr Unternehmen geschützt sind?

Schließlich sollte Ihr Sicherheits- und Wiederherstellungsplan berücksichtigen, wie Sie mit den wahrscheinlichsten Verlusten umgehen würden. Wenn beispielsweise der Computer abstürzt, auf dem alle Ihre Verkaufsinformationen gespeichert sind, sollten Sie wahrscheinlich planen, diese Informationen sofort aus einem Backup wiederherzustellen. Wo wird das Backup-Band oder die Backup-Diskette aufbewahrt? Wer hat Zugriff darauf und vor allem, wer weiß, wie man ein Backup wiederherstellt? Wenn Ihr Büro überflutet ist, wie schnell können Sie umziehen? Können einige Mitarbeiter vorübergehend von zu Hause oder von anderen entfernten Standorten aus arbeiten? Haben Sie eine Möglichkeit, sie zu kontaktieren, wenn Kundeninformationen gestohlen werden?

Die meisten Kleinunternehmer haben wahrscheinlich erste Schritte wie den Abschluss einer Versicherung und das Anbringen von Schlössern an der Haustür unternommen. Leider haben sich nur wenige die Zeit genommen, die potenziellen Risiken für ihr Geschäft wirklich zu verstehen.

Sich jetzt die Zeit zu nehmen, zumindest einen informellen Plan zu erstellen, wird im Falle einer echten Katastrophe oder eines anderen Schadens viel bewirken. Selbst die beste Planung schützt natürlich nicht vor allen Katastrophen, aber sie kann die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen sicherlich verringern, sobald sie eintreten.

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